Formule de politesse pour un mail : le générateur

Une formule de politesse se joue deux fois : au début, avec la formule d’appel, et à la fin, avec une phrase de conclusion puis la salutation qui précède ta signature. Les deux doivent parler la même langue. Un « Madame, » solennel ne se termine pas par « Bonne journée ! », et un « Bonjour Julie, » ne finit pas par « Je vous prie d’agréer… ».

Dans le doute, monte d’un cran de formalité : on pardonne toujours un mail trop poli, rarement un mail trop familier. Et si ton interlocuteur te répond plus simplement, aligne-toi sur lui au message suivant. C’est lui qui donne le ton de la relation.

Ce sont les fins les plus courantes, et elles ne disent pas tout à fait la même chose.

• « Cordialement » est neutre, presque administratif. Parfait pour un premier contact ou un échange factuel, un peu sec avec quelqu’un que tu connais bien.
• « Bien cordialement » ajoute de la chaleur sans familiarité. C’est la fin la plus sûre d’un mail professionnel : si tu ne devais en retenir qu’une, ce serait celle-là.
• « Très cordialement » monte encore d’un cran : on l’emploie avec quelqu’un qu’on apprécie.
• « Bien à vous » est plus personnel, avec une pointe d’élégance. Il convient à un interlocuteur avec qui tu as déjà échangé, et il est très répandu en Belgique.
• « Sincères salutations » reste formel tout en étant court : utile quand « Cordialement » paraît trop léger.

Une seule fin suffit. « Cordialement, bien à vous » ou « Bien cordialement et bonne journée » cumulent deux formules pour rien. Si tu veux souhaiter une bonne journée, fais-le dans la phrase de conclusion (« Je vous souhaite une excellente journée. »), puis signe d’un « Bien cordialement, ».

Pour un courrier officiel (impôts, mairie, caisse de retraite, préfecture), une réclamation ou une candidature, la formule longue reste la règle, même par mail. Sa construction ne bouge pas :

1. un verbe de politesse : « Je vous prie d’agréer », « Veuillez agréer » ou « Je vous prie de recevoir » ;
2. la formule d’appel, reprise mot pour mot entre deux virgules : si tu as écrit « Madame la Directrice, » en haut, tu écris « Je vous prie d’agréer, Madame la Directrice, … » ;
3. tes salutations : « l’expression de mes salutations distinguées » (neutre), « respectueuses » (envers un supérieur ou une autorité), « l’expression de ma haute considération » (pour une haute autorité).

Le tout tient souvent en une phrase : « Dans l’attente de votre réponse, je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées. » Préfère « salutations » à « sentiments » : selon l’usage traditionnel, un homme n’exprime pas ses sentiments à une femme, alors que « salutations » convient à tout le monde.

• « Dans l’attente de votre réponse, veuillez agréer… » Celui qui attend, c’est toi ; celui qui agrée, c’est ton lecteur. La phrase n’a pas le même sujet des deux côtés. Écris « Dans l’attente de votre réponse, je vous prie d’agréer… ». Même piège avec « En vous remerciant, veuillez… ».
• « En vous remerciant par avance. » tout seul : la phrase n’a pas de verbe principal. Écris « Je vous remercie par avance. », ou rattache-la à la formule : « En vous remerciant par avance, je vous prie d’agréer… ».
• « Je vous prie de bien vouloir agréer » : prier et bien vouloir font double emploi. « Je vous prie d’agréer » ou « Veuillez agréer » suffisent.
• « Je m’excuse » : on ne s’excuse pas soi-même, on demande à l’autre de nous excuser. Préfère « Je vous prie de m’excuser » ou « Toutes mes excuses ».
• « Cher Monsieur Dupont » : après Cher ou Chère, pas de nom de famille. Écris « Cher Monsieur, », ou « Bonjour Monsieur Dupont, ».
• « Mr Dupont » : Mr est anglais. En français, on n’abrège jamais la formule d’appel ; dans le corps du texte, l’abréviation de Monsieur est M., celle de Madame Mme.
• Le mélange du tu et du vous : si tu tutoies dans le mail, la fin suit (« Bien à toi », « À bientôt »), et inversement.
• « Je reviens vers vous » au sens de « je vous réponds » : l’Académie française le déconseille. Écris « je vous réponds », « je vous recontacte » ou « je vous tiens au courant ».

Les mails anglais finissent plus court, et trois formules couvrent presque tous les cas :

• « Best regards, » l’équivalent de « Bien cordialement », le choix le plus sûr.
• « Kind regards, » un peu plus chaleureux, très courant au Royaume-Uni.
• « Yours sincerely, » pour un courrier formel adressé à une personne nommée (« Dear Ms Smith, »). Si tu ne connais pas son nom (« Dear Sir or Madam, »), on écrit traditionnellement « Yours faithfully, » au Royaume-Uni.

Pas de formule longue à la française : traduite mot à mot, « Je vous prie d’agréer l’expression de mes salutations distinguées » sonne étrange à un lecteur anglophone.