Notulen maken: voorbeeld om te kopiëren en werkwijze

Notulen zeggen op één pagina wat er besloten is, wie wat doet, en wanneer. Ze bestaan uit vijf blokken: onderwerp, datum en aanwezigen; de besproken punten; de besluiten; de actiepunten, elk met een eigenaar en een deadline; het volgende overleg. Het sjabloon hieronder plak je in een mail of een document, en je stuurt het dezelfde dag of de dag erna rond.

Het notulensjabloon om te kopiëren

Notulen – [Onderwerp van het overleg]

Datum: [dag, datum], van [tijd] tot [tijd], [ruimte of videogesprek]

Aanwezig: [Voornaam Achternaam (afdeling)], [Voornaam Achternaam (afdeling)]

Afwezig met bericht: [Voornaam Achternaam]

Notulist: [Voornaam Achternaam]

1. Besproken punten

• [Onderwerp 1]: [een of twee zinnen over wat er gezegd is]
• [Onderwerp 2]: [een of twee zinnen]

2. Besluiten

• [Besluit 1]
• [Besluit 2]

3. Actiepunten

• [Actie]: [Eigenaar], uiterlijk [datum]
• [Actie]: [Eigenaar], uiterlijk [datum]

4. Openstaande vragen

• [Vraag die nog openstaat]: [wie hem beantwoordt]

Volgend overleg: [datum, tijd, plaats]

Een ingevuld voorbeeld

Notulen – Lancering van de nieuwe website

Datum: dinsdag 3 november 2026, van 10.00 tot 11.00 uur, zaal Amstel

Aanwezig: Sanne de Jong (directie), Karim El Amrani (communicatie), Lotte Visser (sales)

Afwezig met bericht: Mark Bakker (IT)

Notulist: Karim El Amrani

1. Besproken punten

• Planning: het webbureau kan op 15 december een eerste versie opleveren.
• Inhoud: de huidige productpagina’s moeten herschreven worden, want er is geen ruimte voor de nieuwe foto’s.
• Budget: de ontvangen offerte zit € 2.000 boven het geplande budget, door de Engelse vertaling.

2. Besluiten

• De Engelse vertaling wordt uitgesteld tot het eerste kwartaal van 2027.
• Lotte keurt de productpagina’s goed voordat ze online gaan.

3. Actiepunten

• Offerte zonder vertaling aanvragen: Karim, uiterlijk 6 november
• De eerste tien productpagina’s herschrijven: Lotte, uiterlijk 20 november
• Toegang van het webbureau tot de hosting controleren: Mark, uiterlijk 13 november

4. Openstaande vragen

• Wie schrijft de juridische informatie (disclaimer, privacyverklaring)? Sanne vraagt het aan de juridische afdeling.

Volgend overleg: dinsdag 17 november, 10.00 uur, zaal Amstel

Het voorbeeld is verzonnen, maar het laat de kern zien: elk actiepunt heeft een naam en een datum, en Mark, die er niet bij was, weet wat er van hem verwacht wordt zonder dat hij het hoeft te vragen.

Notulen maken in 5 stappen

1. Vooraf: zet het geraamte klaar. Kopieer het sjabloon en vul onderwerp, datum, genodigden en agendapunten in. Tijdens het overleg hoef je het alleen nog aan te vullen.
2. Tijdens: noteer besluiten en acties, geen zinnen. Je hoeft niet elke uitwisseling bij te houden. Valt er een besluit, schrijf het op; zegt iemand “ik pak het op”, noteer dan wie, wat en wanneer. Noemt niemand een datum, vraag er dan meteen naar.
3. Direct erna: werk het uit zolang het vers is. Eén zin per besproken punt, zonder “X zei dat Y vond dat…”. Ieders mening hoort er niet in, behalve als een meningsverschil later beslecht moet worden.
4. Lees het als iemand die er niet bij was. Wie het overleg miste, moet begrijpen wat er besloten is en wat er van hem of haar verwacht wordt. Leg afkortingen en bijnamen van projecten één keer uit.
5. Stuur het dezelfde dag of de dag erna rond, naar alle genodigden, aanwezig of niet. Zet de notulen in de mail zelf in plaats van in een bijlage: dan worden ze gelezen. Een duidelijke onderwerpregel helpt om ze terug te vinden: “Notulen overleg website 3/11: actiepunten”. Voor de rest volgt de mail de regels van een zakelijke e-mail.

Maak je je aantekeningen in Word? Je kunt ze ook direct na het overleg inspreken: dicteren in Word gaat voor een eerste versie sneller dan typen.

Notulen, besluitenlijst, officiële notulen: wat is het verschil?

De officiële notulen van een orgaan hebben eigen regels (wie ze schrijft, wie ze ondertekent, hoe ze worden goedgekeurd): die staan in de statuten of het reglement van dat orgaan, niet in een sjabloon van internet.

Voor een wekelijks teamoverleg is een besluiten- en actielijst vaak genoeg: drie regels zijn beter dan een pagina die niemand leest.

Je aantekeningen samenvatten met AI

Het meeste werk zit vaak in de stap van twee pagina’s losse aantekeningen naar nette notulen. Een samenvatting doet de eerste schifting.

• Vraag om drie kernpunten, met de besluiten, verzoeken, cijfers en deadlines erin. Gebruik je een online tool, plak er dan geen vertrouwelijke aantekeningen in.
• Zet daarna elk punt onder de kopjes van het sjabloon: besloten, te doen, open.
• Vul aan wat ontbreekt. Heeft een actie in je aantekeningen geen eigenaar of datum, dan kan een samenvatting die niet verzinnen: een teken dat je ze moet vastleggen, per mail of in het volgende overleg.

Wil je dat doen zonder Word of je notitie-app te verlaten? Selecteer je aantekeningen, druk op Alt + K en kies Samenvatten: Keypop maakt er drie tot vijf opsommingstekens van, met de cijfers, data en namen precies zoals jij ze schreef. De lokale AI draait gratis op je computer. Het enige wat je nodig hebt, is een gratis account met alleen je e-mailadres.

De fouten die notulen nutteloos maken

• Alles uittypen. Notulen van vier pagina’s die vertellen wie wat zei, worden niet gelezen. Houd vast wat de volgende stappen bepaalt.
• Actiepunten zonder eigenaar. “We moeten het webbureau nog eens bellen” wordt door niemand gedaan. Schrijf een naam op.
• Vage deadlines. “Snel” of “de komende dagen” valt niet op te volgen. Schrijf een datum op.
• Een week later rondsturen. De deelnemers weten het niet meer, en de actiepunten lopen al een week achter.
• De afwezigen vergeten. Juist zij hebben de notulen het hardst nodig.
• Fouten in namen en bedragen. Controleer de spelling nog één keer voor je verstuurt, zodat niet alleen die fouten blijven hangen.

Wil je zien wat een AI-assistent nog meer kan op kantoor (corrigeren, herformuleren, een mail beantwoorden)? De gids over de AI-assistent zet alles op een rij.