Een AI-assistent is software die een opdracht in gewone taal begrijpt (“maak deze mail beleefder”, “vat deze notulen samen”) en je helpt met schrijven, corrigeren, herformuleren, samenvatten of informatie terugvinden. Op kantoor zijn er drie soorten: de chat in je browser, de assistent in je kantoorpakket en de bureau-assistent die je met een sneltoets oproept in elke app. Om te kiezen heb je genoeg aan drie vragen: wat er met je tekst gebeurt, waar hij wordt verwerkt, en wat het echt kost.
Wat een AI-assistent echt doet op kantoor
De taken waarbij hij tijd bespaart, draaien allemaal om schrijven en lezen:
- Corrigeren: spelling en grammatica van een mail of rapport.
- Herformuleren: een zin die te bot, te lang of te informeel is.
- Samenvatten: een lange maildraad, notulen of een document in een paar punten.
- Een eerste versie schrijven op basis van losse notities: een mail, een herinnering, een aankondiging. Waar je daarna op let, lees je in een zakelijke e-mail schrijven.
- Beantwoorden: een mail, volgens een korte opdracht (“akkoord, maar stel donderdag voor”).
- Dicteren in plaats van typen, en de tekst daarna netjes opmaken (zie dicteren in Word).
Wat hij niet doet: garanderen dat wat hij schrijft klopt. Een AI-assistent maakt een tekst die aannemelijk is, niet een die gecontroleerd is. Hij kan een cijfer, een datum of een bron verzinnen met dezelfde stelligheid als een echt feit. De CNIL, de Franse privacytoezichthouder, vraagt gebruikers dan ook kritisch te blijven en de juistheid van de antwoorden te controleren (vragen en antwoorden van de CNIL, in het Frans, 18 juli 2024). De vuistregel: jij blijft de auteur, de assistent doet voorstellen.
De drie soorten AI-assistenten
| De chat in je browser | De assistent in je kantoorpakket | De bureau-assistent | |
|---|---|---|---|
| Waar hij woont | een aparte website | in Word, Outlook, Gmail… | in al je apps |
| Hoe je hem gebruikt | kopiëren, plakken, terugkopiëren | een knop in het programma | een sneltoets |
| Wat hij ziet | wat jij plakt | afhankelijk van het abonnement: mails, bestanden, vergaderingen | de geselecteerde tekst |
| Voorbeelden | ChatGPT, Mistral Vibe | Microsoft Copilot, Gemini | Schrijfhulp van Apple, Keypop |
De chat in je browser
Dit is de bekendste soort: ChatGPT van OpenAI, Mistral Vibe van Mistral AI (voorheen Le Chat) en andere. Je opent een website, typt je vraag en plakt je tekst. Het is de veelzijdigste soort: hij beantwoordt een vraag net zo makkelijk als hij een opzet schrijft of een pdf samenvat.
Het nadeel in de praktijk is het heen-en-weer: kopiëren, van venster wisselen, plakken, wachten, terugkopiëren. En elke tekst die je plakt, gaat naar de aanbieder, volgens de voorwaarden van je account (zie de criteria hieronder). Franse ambtenaren hebben hun eigen hulpmiddel van dit type, L’Assistant, dat niet openstaat voor bedrijven (wat je moet weten over Albert).
De assistent in je kantoorpakket
Microsoft Copilot (volgens Microsoft de nieuwe naam van Microsoft 365 Copilot) zit in Word, Excel, PowerPoint, Outlook en Teams. Gemini doet hetzelfde in Gmail, Docs, Sheets en Meet voor bedrijven op Google Workspace. Geen kopiëren en plakken: de knop zit in het programma zelf.
Zijn kracht is de context. In de volledige versie kan Copilot gebruikmaken van je mails, agenda, vergaderingen en documenten, met respect voor ieders toegangsrechten (documentatie van Microsoft, bijgewerkt in oktober 2026). Zijn beperking: hij werkt alleen in het pakket van zijn eigen maker. Copilot helpt je niet in je vakprogramma of je online CRM, en de keuze wordt vaak op bedrijfsniveau gemaakt, niet per persoon.
De bureau-assistent, met een sneltoets
De derde soort is een kleine app op je computer die werkt waar jij schrijft: in Outlook, in je browser, in Teams of in je vakprogramma. Je selecteert een tekst, drukt op een sneltoets en kiest de actie.
Op de Mac werkt Schrijfhulp van Apple Intelligence zo: die leest na, herschrijft of vat de geselecteerde tekst samen in de meeste tekstvelden, via het contextmenu. Apple meldt dat het alleen werkt op apparaten met Apple Intelligence, en dat Apple Intelligence niet in alle talen of regio’s beschikbaar is (Apple Support). Keypop, de app achter deze pagina’s, hoort bij deze soort, op Windows, Mac en Linux.
Drie vragen voordat je kiest
Wordt mijn tekst gebruikt om de AI te trainen?
Dit is het duidelijkste verschil tussen consumenten- en zakelijke abonnementen. Bij persoonlijke ChatGPT-accounts (gratis, Plus, Pro) mag OpenAI zijn modellen trainen op je gesprekken, tenzij je de instelling voor modelverbetering uitzet; de abonnementen Business en Enterprise doen dat standaard niet. Bij Mistral staat training standaard aan in de abonnementen Gratis, Pro en Team, met de mogelijkheid om je af te melden. Microsoft schrijft dat prompts, antwoorden en bedrijfsgegevens “niet worden gebruikt om basismodellen te trainen” van Copilot. Google schrijft dat Workspace “geen klantgegevens gebruikt om modellen te trainen zonder toestemming”.
Waar wordt hij verwerkt?
Een assistent “in de cloud” stuurt je tekst naar de servers van de aanbieder. Voor een Europese klant belooft Microsoft het Copilot-verkeer binnen zijn EU-gegevensgrens te houden, met twee uitzonderingen die het zelf noemt: zoeken op het web, en de modellen van Anthropic, die het ook in Copilot aanbiedt (bescherming van bedrijfsgegevens). Bij OpenAI is opslag van gegevens in Europa voorbehouden aan het Enterprise-abonnement. Google noemt op zijn privacypagina over Gemini voor Workspace (bijgewerkt op 6 oktober 2026) geen verwerkingsregio.
Een lokale assistent doet het werk op je computer: je tekst gaat nergens heen. Voor persoonsgegevens en gevoelige documenten vindt de CNIL dat “passender en veiliger”: een oplossing “op locatie”.
Ook het land van de aanbieder telt: OpenAI, Microsoft en Google zijn Amerikaanse concerns, Mistral AI is een Frans bedrijf. Wat dat juridisch verandert, lees je in ChatGPT zakelijk gebruiken.
Wat kost het echt?
Gecontroleerd op 22 oktober 2026 op de officiële pagina’s van de aanbieders; de europrijzen zijn de prijzen zoals getoond voor Frankrijk, en kunnen in Nederland afwijken. De pagina’s van OpenAI weigerden die dag automatische toegang; de prijzen komen uit de controle van dezelfde dag in ChatGPT zakelijk gebruiken.
| Assistent | Prijs per maand | Traint op je teksten | Aanbieder |
|---|---|---|---|
| ChatGPT, persoonlijk account | gratis; Plus $ 20 | ja, standaard | OpenAI, Verenigde Staten |
| ChatGPT Business | $ 20 per gebruiker | nee, standaard | OpenAI, Verenigde Staten |
| Mistral Vibe | gratis; Pro $ 14,99 excl. btw | ja, standaard | Mistral AI, Frankrijk |
| Microsoft Copilot Chat | inbegrepen bij Microsoft 365 | nee | Microsoft, Verenigde Staten |
| Microsoft 365 Copilot Business | € 18,20 excl. btw per gebruiker | nee | Microsoft, Verenigde Staten |
| Gemini in Google Workspace | inbegrepen, vanaf € 6,80 per gebruiker | nee | Google, Verenigde Staten |
De details: ChatGPT Business kost $ 25 bij maandelijkse betaling ($ 20 bij jaarlijkse). Het gratis abonnement van Mistral Vibe is beperkt, en Team kost $ 24,99 excl. btw per gebruiker per maand; daar kun je training uitzetten. Copilot Chat kost niets extra voor zakelijke accounts met een Microsoft 365-abonnement. Microsoft 365 Copilot Business neem je per jaar af, bovenop een Microsoft 365 Business-abonnement (€ 15,60 excl. btw in de aanbieding tot 31 december 2026). Bij Google heeft Business Starter (€ 6,80) Gemini alleen in Gmail; Business Standard kost € 13,60 excl. btw per gebruiker per maand bij maandelijkse betaling, en Google traint zijn modellen niet op je gegevens zonder je toestemming.
Bronnen: prijzen van Microsoft Copilot voor het mkb (in het Frans), prijzen van Google Workspace (in het Frans), privacy van Gemini in Workspace, prijzen van Mistral AI (standaard in dollars), hulp van OpenAI over gegevensgebruik (in het Engels). Microsoft meldt ook dat sommige geavanceerde functies van Copilot per gebruik worden gefactureerd, bovenop de licentie.
Welke assistent voor welk gebruik?
- Je wilt af en toe hulp, bij teksten zonder iets vertrouwelijks. Een chat in je browser volstaat. De CNIL vindt zo’n dienst op het werk aanvaardbaar met een apart zakelijk e-mailadres en hergebruik van gegevens uitgeschakeld. Plak er geen klantgegevens of interne documenten in.
- Je bedrijf werkt al met Microsoft 365 of Google Workspace. Begin met wat al betaald is: Copilot Chat, of Gemini in je Workspace-abonnement. Vraag je IT-afdeling wat er aanstaat voordat je iets anders installeert.
- Je schrijft in veel verschillende programma’s (vakprogramma, online CRM, interne chat). Een bureau-assistent met een sneltoets gaat overal met je mee, terwijl de assistent van een pakket ophoudt bij de eigen programma’s.
- Je werkt met gevoelige gegevens (hr, gezondheid, klanten, beroepsgeheim). Kies wat de CNIL aanraadt, een oplossing die op je eigen machines draait, en overleg met je functionaris gegevensbescherming (FG).
- Je bent Franse rijksambtenaar. Kijk dan eerst naar L’Assistant van de DINUM, de digitale dienst van de Franse overheid, gratis voor de diensten die er recht op hebben.
De beperkingen van elke AI-assistent
- Ze vergissen zich, en niets in de toon van het antwoord verraadt dat. Lees alles na wat onder jouw naam vertrekt, vooral cijfers, data en namen.
- Ze vervangen de regels van je bedrijf niet. De CNIL raadt organisaties aan een lijst van toegestane en verboden toepassingen op te stellen en hun teams op te leiden voordat ze een hulpmiddel uitrollen.
- Het aanbod verandert snel. Prijzen en namen in deze tabel zijn in 2026 meermaals veranderd: controleer altijd de pagina van de aanbieder op de dag dat je kiest.
En waar past Keypop in dit plaatje?
Keypop is een bureau-assistent: je selecteert je tekst in welke app dan ook, drukt op Alt + K en kiest Corrigeren, Herformuleren of Samenvatten. De lokale AI is gratis en draait op je computer; je hebt genoeg aan een gratis account met alleen je e-mailadres.
