Un assistant IA est un logiciel qui comprend une consigne écrite en langage courant (« rends ce mail plus poli », « résume ce compte rendu ») et t’aide à écrire, corriger, reformuler, résumer ou retrouver une information. Au bureau, il en existe trois familles : le chat dans le navigateur, l’assistant intégré à ta suite bureautique, et l’assistant de bureau qu’on appelle par un raccourci dans n’importe quelle application. Pour choisir, trois questions suffisent : ce que deviennent tes textes, où ils sont traités, et ce que ça coûte vraiment.
Ce qu’un assistant IA fait vraiment au bureau
Les tâches où il fait gagner du temps sont toutes des tâches d’écriture et de lecture :
- Corriger l’orthographe et la grammaire d’un mail ou d’un rapport.
- Reformuler une phrase trop sèche, trop longue ou trop familière.
- Résumer un long fil de mails, un compte rendu ou un document en quelques points.
- Rédiger un premier jet à partir de notes en vrac : un mail, une relance, une annonce. Les bases à vérifier ensuite sont dans écrire un mail professionnel.
- Répondre à un mail selon une consigne courte (« accepte, mais propose jeudi plutôt »).
- Dicter au lieu de taper, puis remettre le texte en forme (voir la dictée vocale dans Word).
Ce qu’il ne fait pas : garantir que ce qu’il écrit est vrai. Un assistant IA produit un texte plausible, pas un texte vérifié. Il peut inventer un chiffre, une date ou une référence avec le même aplomb qu’un fait exact. La CNIL demande d’ailleurs aux utilisateurs de garder un regard critique sur les réponses et de vérifier leur exactitude (questions-réponses de la CNIL, 18 juillet 2024). La règle pratique : tu restes l’auteur, l’assistant propose.
Pour voir ce que ça donne sans rien installer, trois outils gratuits en ligne : un correcteur d’orthographe, un outil pour reformuler un texte et un autre pour résumer un texte.
Les trois familles d’assistants IA
| Le chat dans le navigateur | L’assistant intégré à ta suite | L’assistant de bureau | |
|---|---|---|---|
| Où il vit | un site ou une application à part | dans Word, Outlook, Gmail, Docs… | sur ton ordinateur, dans toutes tes applications |
| Comment on s’en sert | tu copies ton texte, tu colles, tu recopies la réponse | un bouton ou un panneau dans le logiciel | tu sélectionnes ton texte et tu appuies sur un raccourci |
| Ce qu’il voit | ce que tu lui colles | selon l’offre, tes mails, fichiers et réunions | le texte que tu sélectionnes |
| Exemples | ChatGPT, Mistral Vibe | Microsoft Copilot, Gemini dans Google Workspace | Outils d’écriture d’Apple, Keypop |
Le chat dans le navigateur
C’est la famille la plus connue : ChatGPT d’OpenAI, Mistral Vibe de Mistral AI (qui s’appelait Le Chat), et d’autres. Tu ouvres un site, tu écris ta demande, tu colles ton texte. C’est le plus polyvalent : il répond aussi bien à une question qu’il rédige un plan ou résume un PDF.
Sa limite au quotidien est l’aller-retour : copier, changer de fenêtre, coller, attendre, recopier. Et chaque texte collé part chez l’éditeur, selon les conditions de ton compte (voir les critères plus bas). Les agents de l’État ont leur propre outil de ce type, L’Assistant, qui n’est pas ouvert aux entreprises (ce qu’il faut savoir sur Albert).
L’assistant intégré à ta suite bureautique
Microsoft Copilot (le nouveau nom de Microsoft 365 Copilot, selon Microsoft) vit dans Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams. Gemini fait de même dans Gmail, Docs, Sheets et Meet pour les entreprises sur Google Workspace. Pas de copier-coller : le bouton est dans le logiciel.
Sa force est le contexte. Dans sa version complète, Copilot peut s’appuyer sur tes mails, ton agenda, tes réunions et tes documents, en respectant les droits d’accès de chacun (documentation Microsoft, mise à jour en octobre 2026). Sa limite : il ne marche que dans la suite de son éditeur. Copilot ne t’aidera pas dans ton logiciel métier ou ton CRM en ligne, et il se décide souvent au niveau de l’entreprise, pas de la personne.
L’assistant de bureau, par raccourci
La troisième famille est une petite application installée sur ton ordinateur, qui travaille là où tu écris : dans Outlook, dans ton navigateur, dans Teams ou dans ton logiciel métier. Tu sélectionnes un texte, tu appuies sur un raccourci, tu choisis l’action.
Sur Mac, les Outils d’écriture d’Apple Intelligence fonctionnent ainsi : ils relisent, réécrivent ou résument le texte sélectionné dans la plupart des champs de saisie, depuis le menu contextuel. Apple précise qu’ils ne sont pas disponibles sur tous les modèles de Mac ni dans toutes les langues (aide Apple). Keypop, l’application qui publie ces pages, fait partie de cette famille, sous Windows et Linux.
Les trois questions à poser avant de choisir
Mes textes servent-ils à entraîner l’IA ?
C’est la différence la plus nette entre offres grand public et offres professionnelles. Sur les comptes personnels de ChatGPT (gratuit, Plus, Pro), OpenAI peut entraîner ses modèles sur tes conversations, sauf si tu désactives le réglage d’amélioration du modèle ; les offres Business et Enterprise ne le font pas par défaut. Chez Mistral, l’entraînement est actif par défaut sur les offres Gratuit, Pro et Team, avec la possibilité de s’en désabonner. Microsoft écrit que les demandes, les réponses et les données de l’entreprise « ne sont pas utilisées pour entraîner les LLM de base » de Copilot. Google écrit que Workspace « n’utilise pas les données client pour entraîner des modèles sans avoir obtenu son autorisation ».
Où sont-ils traités ?
Un assistant « dans le cloud » envoie ton texte sur les serveurs de son éditeur. Pour un client européen, Microsoft s’engage à garder le trafic de Copilot dans sa limite de données de l’Union européenne, à deux exceptions près qu’il écrit lui-même : la recherche web et les modèles d’Anthropic, qu’il propose aussi dans Copilot (protection des données d’entreprise). Chez OpenAI, le stockage des données en Europe est réservé à l’offre Enterprise. Google, sur sa page de confidentialité de Gemini pour Workspace (mise à jour le 6 octobre 2026), ne donne pas de région de traitement.
Un assistant local fait le travail sur ton ordinateur : ton texte ne part nulle part. Pour les données personnelles et les documents sensibles, c’est ce que la CNIL juge « plus opportun et plus sécurisé » : une solution « sur site ».
Le pays de l’éditeur compte aussi : OpenAI, Microsoft et Google sont des groupes américains, Mistral AI une société française. Ce que ça change en droit est expliqué dans notre article sur ChatGPT en entreprise.
Combien, vraiment ?
Relevé le 22/10/2026 sur les pages officielles des éditeurs. Les pages d’OpenAI refusant les robots ce jour-là, ses prix reprennent le relevé du même jour publié dans notre article sur ChatGPT en entreprise.
| Assistant | Prix | Entraînement sur tes textes | Éditeur |
|---|---|---|---|
| ChatGPT, comptes personnels | gratuit ; Plus 20 $ par mois | oui, sauf si tu le désactives | OpenAI, États-Unis |
| ChatGPT Business | 20 $ par poste et par mois en annuel, 25 $ en mensuel | non, par défaut | OpenAI, États-Unis |
| Mistral Vibe | gratuit (limité) ; Pro 14,99 $ HT par mois ; Team 24,99 $ HT par utilisateur et par mois | oui par défaut, désactivable | Mistral AI, France |
| Microsoft Copilot Chat | sans coût additionnel pour les comptes professionnels qui ont un abonnement Microsoft 365 | non | Microsoft, États-Unis |
| Microsoft 365 Copilot Business | 18,20 € HT par utilisateur et par mois en annuel (15,60 € en promotion jusqu’au 31/12/2026), en plus d’un abonnement Microsoft 365 Business | non | Microsoft, États-Unis |
| Gemini dans Google Workspace | inclus dans l’abonnement : Business Starter 6,80 € (Gmail seulement), Business Standard 13,60 € HT par utilisateur et par mois en mensuel | non, sans autorisation | Google, États-Unis |
Sources : tarifs Microsoft Copilot pour les PME, tarifs Google Workspace, confidentialité de Gemini dans Workspace, tarifs Mistral AI (affichés en dollars par défaut), aide OpenAI sur l’usage des données. Microsoft indique aussi que certaines fonctions avancées de Copilot sont facturées à l’usage, en plus de la licence.
Quel assistant pour quel usage ?
- Tu veux un coup de main ponctuel, sur des textes sans rien de confidentiel. Un chat dans le navigateur suffit. La CNIL juge ce type de service envisageable au travail avec une adresse professionnelle dédiée et la réutilisation des données désactivée. N’y colle ni données clients ni documents internes.
- Ton entreprise est déjà sur Microsoft 365 ou Google Workspace. Commence par ce qui est déjà payé : Copilot Chat, ou Gemini dans ton offre Workspace. Demande à ton service informatique ce qui est activé avant d’installer autre chose.
- Tu écris dans beaucoup d’outils différents (logiciel métier, CRM en ligne, messagerie interne). Un assistant de bureau par raccourci te suit partout, là où l’assistant d’une suite s’arrête à ses propres logiciels.
- Tu manipules des données sensibles (RH, santé, clients, secret professionnel). Privilégie ce que la CNIL recommande, une solution qui tourne sur tes propres machines, et parles-en à ton DPO.
- Tu es agent de l’État. Regarde d’abord L’Assistant de la DINUM, gratuit pour les services éligibles.
Les limites de tous les assistants IA
- Ils se trompent, et rien dans le ton de la réponse ne le signale. Relis tout ce qui part sous ton nom, surtout les chiffres, les dates et les noms propres.
- Ils ne remplacent pas les règles de ton entreprise. La CNIL conseille aux organisations d’écrire une liste des usages autorisés et interdits et de former les équipes avant de déployer un outil.
- Les offres changent vite. Les prix et les noms de ce tableau ont bougé plusieurs fois en 2026 : vérifie toujours la page de l’éditeur le jour où tu choisis.
Et Keypop, dans tout ça ?
Keypop est un assistant de bureau : tu sélectionnes ton texte dans n’importe quelle application, tu appuies sur Alt + K, et tu choisis Corriger, Reformuler ou Résumer. L’IA locale est gratuite et tourne sur ton ordinateur ; il te faut juste un compte avec ton email.
