Un assistente IA è un software che capisce un’istruzione scritta in linguaggio comune («rendi questa email più cortese», «riassumi questo verbale») e ti aiuta a scrivere, correggere, riformulare, riassumere o trovare un’informazione. In ufficio ne esistono tre tipi: la chat nel browser, l’assistente integrato nella tua suite per l’ufficio e l’assistente desktop, che richiami con una scorciatoia in qualsiasi applicazione. Per scegliere bastano tre domande: che fine fanno i tuoi testi, dove vengono elaborati e quanto costa davvero.
Cosa fa davvero un assistente IA in ufficio
I compiti in cui ti fa risparmiare tempo riguardano tutti la scrittura e la lettura:
- Correggere ortografia e grammatica di un’email o di un report.
- Riformulare una frase troppo secca, troppo lunga o troppo colloquiale.
- Riassumere in pochi punti un lungo scambio di email, un verbale o un documento.
- Scrivere una prima bozza partendo da appunti sparsi: un’email, un sollecito, un annuncio. Le basi da controllare dopo sono in come scrivere un’email professionale.
- Rispondere a un’email partendo da un’istruzione breve («accetta, ma proponi giovedì»).
- Dettare invece di digitare, poi sistemare il testo (vedi la dettatura in Word).
Cosa non fa: garantire che quello che scrive sia vero. Un assistente IA produce un testo plausibile, non un testo verificato. Può inventare una cifra, una data o un riferimento con la stessa sicurezza con cui riporta un fatto esatto. La CNIL, l’autorità francese per la protezione dei dati, chiede infatti agli utenti di mantenere uno sguardo critico sulle risposte e di verificarne l’esattezza (domande e risposte della CNIL, in francese, 18 luglio 2024). La regola pratica: l’autore resti tu, l’assistente propone.
I tre tipi di assistente IA
| La chat nel browser | L’assistente integrato nella suite | L’assistente desktop | |
|---|---|---|---|
| Dove si trova | un sito a parte | dentro Word, Outlook, Gmail… | in tutte le tue applicazioni |
| Come si usa | copia, incolla, ricopia | un pulsante nel programma | una scorciatoia da tastiera |
| Cosa vede | quello che incolli | a seconda del piano, email, file, riunioni | il testo selezionato |
| Esempi | ChatGPT, Mistral Vibe | Microsoft Copilot, Gemini | Strumenti di scrittura di Apple, Keypop |
La chat nel browser
È il tipo più conosciuto: ChatGPT di OpenAI, Mistral Vibe di Mistral AI (che prima si chiamava Le Chat) e altri. Apri un sito, scrivi la richiesta, incolli il testo. È il più versatile: risponde a una domanda, prepara una scaletta o riassume un PDF.
Il suo limite, nel quotidiano, è l’andirivieni: copiare, cambiare finestra, incollare, aspettare, ricopiare. E ogni testo incollato finisce dal fornitore, secondo le condizioni del tuo account (vedi i criteri più sotto). In Francia i dipendenti pubblici hanno un loro strumento di questo tipo, L’Assistant, che non è aperto alle aziende (cosa sapere su Albert).
L’assistente integrato nella suite per l’ufficio
Microsoft Copilot (il nuovo nome di Microsoft 365 Copilot, secondo Microsoft) vive in Word, Excel, PowerPoint, Outlook e Teams. Gemini fa lo stesso in Gmail, Documenti, Fogli e Meet per le aziende che usano Google Workspace. Niente copia e incolla: il pulsante è nel programma.
Il suo punto di forza è il contesto. Nella versione completa, Copilot può attingere alle tue email, al calendario, alle riunioni e ai documenti, rispettando i permessi di accesso di ciascuno (documentazione Microsoft, aggiornata a ottobre 2026). Il suo limite: funziona solo nella suite del suo produttore. Copilot non ti aiuterà nel gestionale o nel CRM online, e spesso la scelta si fa a livello di azienda, non di singola persona.
L’assistente desktop, con una scorciatoia
Il terzo tipo è una piccola applicazione installata sul computer che lavora dove scrivi: in Outlook, nel browser, in Teams o nel tuo gestionale. Selezioni un testo, premi una scorciatoia, scegli l’azione.
Sul Mac, gli Strumenti di scrittura di Apple Intelligence funzionano così: rileggono, riscrivono o riassumono il testo selezionato nella maggior parte dei campi di testo, dal menu contestuale. Apple precisa che non sono disponibili su tutti i modelli di Mac né in tutte le lingue (supporto Apple). Keypop, l’applicazione che pubblica queste pagine, fa parte di questo tipo, su Windows, Mac e Linux.
Le tre domande da farti prima di scegliere
I miei testi servono ad addestrare l’IA?
È la differenza più netta tra piani consumer e piani professionali. Sugli account personali di ChatGPT (gratuito, Plus, Pro), OpenAI può addestrare i suoi modelli sulle tue conversazioni, a meno che tu non disattivi l’impostazione di miglioramento del modello; i piani Business ed Enterprise non lo fanno di default. Da Mistral l’addestramento è attivo di default sui piani Gratuito, Pro e Team, con la possibilità di disattivarlo. Microsoft scrive che prompt, risposte e dati aziendali «non vengono usati per addestrare gli LLM di base» di Copilot. Google scrive che Workspace «non usa i dati dei clienti per addestrare modelli senza la loro autorizzazione».
Dove vengono elaborati?
Un assistente «nel cloud» invia il tuo testo ai server del fornitore. Per un cliente europeo, Microsoft si impegna a mantenere il traffico di Copilot entro il suo confine dei dati dell’Unione europea, con due eccezioni che indica lei stessa: la ricerca web e i modelli di Anthropic, che propone anche in Copilot (protezione dei dati aziendali). Da OpenAI, l’archiviazione dei dati in Europa è riservata al piano Enterprise. Google, nella pagina sulla privacy di Gemini per Workspace (aggiornata il 6 ottobre 2026), non indica una regione di elaborazione.
Un assistente locale fa il lavoro sul tuo computer: il testo non va da nessuna parte. Per i dati personali e i documenti sensibili è ciò che la CNIL ritiene «più opportuno e più sicuro»: una soluzione «in sede».
Conta anche il Paese del fornitore: OpenAI, Microsoft e Google sono gruppi americani, Mistral AI è una società francese. Cosa cambia sul piano giuridico lo spieghiamo in ChatGPT in azienda.
Quanto costa, davvero?
Rilevato il 22/10/2026 sulle pagine ufficiali dei fornitori; i prezzi in euro sono quelli indicati per la Francia. Quel giorno le pagine di OpenAI bloccavano l’accesso automatico, quindi i suoi prezzi riprendono il rilevamento dello stesso giorno pubblicato in ChatGPT in azienda.
| Assistente | Prezzo al mese | Si addestra sui tuoi testi | Fornitore |
|---|---|---|---|
| ChatGPT, account personale | gratis; Plus 20 $ | sì, di default | OpenAI, Stati Uniti |
| ChatGPT Business | 20 $ a postazione | no, di default | OpenAI, Stati Uniti |
| Mistral Vibe | gratis; Pro 14,99 $ IVA esclusa | sì, di default | Mistral AI, Francia |
| Microsoft Copilot Chat | incluso in Microsoft 365 | no | Microsoft, Stati Uniti |
| Microsoft 365 Copilot Business | 18,20 € IVA esclusa per utente | no | Microsoft, Stati Uniti |
| Gemini in Google Workspace | incluso, da 6,80 € per utente | no | Google, Stati Uniti |
I dettagli: ChatGPT Business costa 25 $ con fatturazione mensile (20 $ con quella annuale). Il piano gratuito di Mistral Vibe è limitato, e il piano Team costa 24,99 $ IVA esclusa per utente al mese; lì l’addestramento si può disattivare. Copilot Chat non ha costi aggiuntivi per gli account di lavoro con un abbonamento Microsoft 365. Microsoft 365 Copilot Business si sottoscrive su base annuale, in aggiunta a un abbonamento Microsoft 365 Business (15,60 € IVA esclusa in promozione fino al 31/12/2026). Da Google, il piano Business Starter (6,80 €) ha Gemini solo in Gmail; Business Standard costa 13,60 € IVA esclusa per utente al mese con fatturazione mensile, e Google non addestra i suoi modelli sui tuoi dati senza la tua autorizzazione.
Fonti: prezzi di Microsoft Copilot per le PMI (in francese), prezzi di Google Workspace (in francese), privacy di Gemini in Workspace, prezzi di Mistral AI (in dollari di default), guida di OpenAI sull’uso dei dati (in inglese). Microsoft indica anche che alcune funzioni avanzate di Copilot si pagano a consumo, oltre alla licenza.
Quale assistente per quale uso?
- Ti serve un aiuto ogni tanto, su testi senza nulla di riservato. Basta una chat nel browser. La CNIL ritiene accettabile questo tipo di servizio al lavoro, con un indirizzo email aziendale dedicato e il riutilizzo dei dati disattivato. Non incollarci dati dei clienti né documenti interni.
- La tua azienda usa già Microsoft 365 o Google Workspace. Parti da ciò che è già pagato: Copilot Chat, o Gemini nel tuo piano Workspace. Chiedi al reparto IT cosa è attivo prima di installare altro.
- Scrivi in tanti strumenti diversi (gestionale, CRM online, chat interna). Un assistente desktop con scorciatoia ti segue ovunque, mentre l’assistente di una suite si ferma ai suoi programmi.
- Tratti dati sensibili (personale, salute, clienti, segreto professionale). Segui quello che consiglia la CNIL, una soluzione che gira sulle tue macchine, e parlane con il tuo DPO. In Italia l’autorità di riferimento è il Garante per la protezione dei dati personali.
- Lavori per lo Stato francese. Guarda prima L’Assistant della DINUM, la direzione digitale dello Stato francese, gratuito per gli uffici che ne hanno diritto.
I limiti di tutti gli assistenti IA
- Sbagliano, e nulla nel tono della risposta te lo segnala. Rileggi tutto quello che esce con il tuo nome, soprattutto cifre, date e nomi propri.
- Non sostituiscono le regole della tua azienda. La CNIL consiglia alle organizzazioni di mettere per iscritto un elenco di usi consentiti e vietati e di formare i team prima di adottare uno strumento: è il ruolo di una policy aziendale sull’IA.
- I piani cambiano in fretta. Prezzi e nomi di questa tabella sono cambiati più volte nel 2026: controlla sempre la pagina del fornitore il giorno in cui scegli.
E Keypop, in tutto questo?
Keypop è un assistente desktop: selezioni il testo in qualsiasi applicazione, premi Alt + K e scegli Correggi, Riformula o Riassumi. L’IA locale è gratuita e gira sul tuo computer; ti serve solo un account gratuito con la tua email.
