Un asistente de IA es un programa que entiende una instrucción escrita en lenguaje corriente («haz este correo más cortés», «resume esta acta») y te ayuda a escribir, corregir, reformular, resumir o encontrar información. En la oficina hay tres tipos: el chat en el navegador, el asistente integrado en tu suite ofimática y el asistente de escritorio, que se abre con un atajo en cualquier aplicación. Para elegir, bastan tres preguntas: qué pasa con tus textos, dónde se procesan y cuánto cuesta de verdad.
Lo que un asistente de IA hace de verdad en la oficina
Las tareas en las que te ahorra tiempo son todas de escritura y de lectura:
- Corregir la ortografía y la gramática de un correo o de un informe.
- Reformular una frase demasiado seca, demasiado larga o demasiado coloquial.
- Resumir un hilo de correos largo, un acta o un documento en unos pocos puntos.
- Redactar un primer borrador a partir de notas sueltas: un correo, un recordatorio, un anuncio. Lo básico que hay que comprobar después está en cómo escribir un correo formal.
- Responder a un correo a partir de una instrucción corta («acepta, pero propón mejor el jueves»).
- Dictar en lugar de teclear y luego dar forma al texto (consulta el dictado por voz en Word).
Lo que no hace: garantizar que lo que escribe es cierto. Un asistente de IA produce un texto verosímil, no un texto comprobado. Puede inventarse una cifra, una fecha o una referencia con el mismo aplomo que un dato exacto. La CNIL, la autoridad francesa de protección de datos, pide a los usuarios que mantengan una mirada crítica sobre las respuestas y comprueben su exactitud (preguntas y respuestas de la CNIL, en francés, 18 de julio de 2024). La regla práctica: el autor sigues siendo tú; el asistente propone.
Los tres tipos de asistente de IA
| El chat en el navegador | El asistente integrado en tu suite | El asistente de escritorio | |
|---|---|---|---|
| Dónde está | en una web aparte | en Word, Outlook, Gmail… | en todas tus aplicaciones |
| Cómo se usa | copiar, pegar, volver a copiar | un botón en el programa | un atajo de teclado |
| Qué ve | lo que pegas | según el plan, correos, archivos, reuniones | el texto seleccionado |
| Ejemplos | ChatGPT, Mistral Vibe | Microsoft Copilot, Gemini | Herramientas de escritura de Apple, Keypop |
El chat en el navegador
Es el tipo más conocido: ChatGPT, de OpenAI, Mistral Vibe, de Mistral AI (antes llamado Le Chat), y otros. Abres una web, escribes lo que quieres y pegas tu texto. Es el más versátil: tanto responde a una pregunta como redacta un esquema o resume un PDF.
Su límite en el día a día es el ir y venir: copiar, cambiar de ventana, pegar, esperar, volver a copiar. Y cada texto que pegas va a la empresa que lo ofrece, según las condiciones de tu cuenta (mira los criterios más abajo). En Francia, los empleados públicos tienen su propia herramienta de este tipo, L’Assistant, que no está abierta a las empresas (lo que hay que saber sobre Albert).
El asistente integrado en tu suite ofimática
Microsoft Copilot (el nuevo nombre de Microsoft 365 Copilot, según Microsoft) está en Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams. Gemini hace lo mismo en Gmail, Docs, Sheets y Meet para las empresas que usan Google Workspace. Nada de copiar y pegar: el botón está en el propio programa.
Su punto fuerte es el contexto. En su versión completa, Copilot puede apoyarse en tus correos, tu calendario, tus reuniones y tus documentos, respetando los permisos de acceso de cada persona (documentación de Microsoft, actualizada en octubre de 2026). Su límite: solo funciona dentro de la suite de su fabricante. Copilot no te ayudará en tu programa de gestión ni en tu CRM en línea, y a menudo lo decide la empresa, no cada persona.
El asistente de escritorio, con un atajo
El tercer tipo es una pequeña aplicación instalada en tu ordenador que trabaja allí donde escribes: en Outlook, en tu navegador, en Teams o en tu programa de gestión. Seleccionas un texto, pulsas un atajo y eliges la acción.
En Mac, las Herramientas de escritura de Apple Intelligence funcionan así: revisan, reescriben o resumen el texto seleccionado en la mayoría de los campos de texto, desde el menú contextual. Apple precisa que no están disponibles en todos los modelos de Mac ni en todos los idiomas (ayuda de Apple). Keypop, la aplicación que publica estas páginas, pertenece a este tipo, en Windows, Mac y Linux.
Las tres preguntas que hay que hacerse antes de elegir
¿Mis textos sirven para entrenar la IA?
Es la diferencia más clara entre los planes para el gran público y los profesionales. En las cuentas personales de ChatGPT (gratuita, Plus, Pro), OpenAI puede entrenar sus modelos con tus conversaciones, salvo que desactives el ajuste de mejora del modelo; los planes Business y Enterprise no lo hacen por defecto. En Mistral, el entrenamiento está activado por defecto en los planes Gratuito, Pro y Team, con la posibilidad de darte de baja. Microsoft escribe que las peticiones, las respuestas y los datos de la empresa no se usan para entrenar los grandes modelos de lenguaje de base de Copilot. Google escribe que Workspace no usa los datos de sus clientes para entrenar modelos sin su autorización.
¿Dónde se procesan?
Un asistente «en la nube» envía tu texto a los servidores de su empresa. Para un cliente europeo, Microsoft se compromete a mantener el tráfico de Copilot dentro de su límite de datos de la Unión Europea, con dos excepciones que él mismo menciona: la búsqueda web y los modelos de Anthropic, que también ofrece en Copilot (protección de datos empresariales). En OpenAI, el almacenamiento de los datos en Europa está reservado al plan Enterprise. Google, en su página de privacidad de Gemini para Workspace (actualizada el 6 de octubre de 2026), no indica ninguna región de procesamiento.
Un asistente local hace el trabajo en tu ordenador: tu texto no va a ninguna parte. Para los datos personales y los documentos sensibles, es lo que la CNIL considera «más oportuno y más seguro»: una solución instalada «en las propias instalaciones».
El país de la empresa también cuenta: OpenAI, Microsoft y Google son grupos estadounidenses, y Mistral AI es una empresa francesa. Lo que eso cambia jurídicamente se explica en nuestro artículo sobre ChatGPT para empresas.
¿Cuánto cuesta de verdad?
Comprobado el 22 de octubre de 2026 en las páginas oficiales de las empresas; los precios en euros son los que se muestran para Francia y pueden variar en España. Como las páginas de OpenAI bloqueaban ese día el acceso automatizado, sus precios proceden de la comprobación del mismo día publicada en ChatGPT para empresas.
| Asistente | Precio al mes | Entrena con tus textos | Empresa |
|---|---|---|---|
| ChatGPT, cuenta personal | gratis; Plus 20 $ | sí, por defecto | OpenAI, Estados Unidos |
| ChatGPT Business | 20 $ por usuario | no, por defecto | OpenAI, Estados Unidos |
| Mistral Vibe | gratis; Pro 14,99 $ sin IVA | sí, por defecto | Mistral AI, Francia |
| Microsoft Copilot Chat | incluido en Microsoft 365 | no | Microsoft, Estados Unidos |
| Microsoft 365 Copilot Business | 18,20 € sin IVA por usuario | no | Microsoft, Estados Unidos |
| Gemini en Google Workspace | incluido, desde 6,80 € por usuario | no | Google, Estados Unidos |
Los detalles: ChatGPT Business cuesta 25 $ con pago mensual (20 $ con pago anual). El plan gratuito de Mistral Vibe es limitado, y el plan Team cuesta 24,99 $ sin IVA por usuario y mes; en él, el entrenamiento se puede desactivar. Copilot Chat no tiene coste adicional para las cuentas profesionales con una suscripción a Microsoft 365. Microsoft 365 Copilot Business se contrata con compromiso anual, además de una suscripción a Microsoft 365 Business (15,60 € sin IVA en promoción hasta el 31 de diciembre de 2026). En Google, el plan Business Starter (6,80 €) solo tiene Gemini en Gmail; Business Standard cuesta 13,60 € sin IVA por usuario y mes con pago mensual, y Google no entrena sus modelos con tus datos sin tu autorización.
Fuentes: precios de Microsoft Copilot para pymes (página francesa, en francés), precios de Google Workspace (página francesa, en francés), privacidad de Gemini en Workspace, precios de Mistral AI (en dólares por defecto), ayuda de OpenAI sobre el uso de los datos (en inglés). Microsoft indica también que algunas funciones avanzadas de Copilot se facturan por uso, además de la licencia.
¿Qué asistente para cada uso?
- Quieres ayuda puntual con textos sin nada confidencial. Basta un chat en el navegador. La CNIL considera que este tipo de servicio puede usarse en el trabajo con una dirección profesional dedicada y la reutilización de los datos desactivada. No pegues en él ni datos de clientes ni documentos internos.
- Tu empresa ya usa Microsoft 365 o Google Workspace. Empieza por lo que ya está pagado: Copilot Chat, o Gemini en tu plan de Workspace. Pregunta a tu departamento de informática qué está activado antes de instalar otra cosa.
- Escribes en muchas herramientas distintas (programa de gestión, CRM en línea, mensajería interna). Un asistente de escritorio con atajo te sigue a todas partes, mientras que el asistente de una suite se queda en sus propios programas.
- Manejas datos sensibles (recursos humanos, salud, clientes, secreto profesional). Da prioridad a lo que recomienda la CNIL, una solución que funcione en tus propios equipos, y coméntalo con tu delegado de protección de datos.
- Eres empleado público en Francia. Mira primero L’Assistant de la DINUM (la dirección digital del Estado francés), gratuito para los servicios que cumplen los requisitos.
Los límites de todos los asistentes de IA
- Se equivocan, y nada en el tono de la respuesta lo indica. Revisa todo lo que salga con tu firma, sobre todo las cifras, las fechas y los nombres propios.
- No sustituyen a las normas de tu empresa. La CNIL aconseja a las organizaciones redactar una lista de usos permitidos y prohibidos y formar a los equipos antes de implantar una herramienta.
- Las ofertas cambian deprisa. Los precios y los nombres de esta tabla han cambiado varias veces en 2026: comprueba siempre la página de la empresa el día que vayas a elegir.
¿Y Keypop?
Keypop es un asistente de escritorio: seleccionas tu texto en cualquier aplicación, pulsas Alt + K y eliges Corregir, Reformular o Resumir. La IA local es gratis y funciona en tu ordenador; te basta con una cuenta gratuita con solo tu email.
