Un correo formal tiene cinco partes: un asunto que anuncia el tema y lo que esperas, un saludo adaptado al destinatario, un cuerpo breve que empieza por lo esencial, una despedida y tu firma. La prueba es sencilla: leyendo el asunto y la primera frase, tu destinatario debe saber qué esperas de él, y para cuándo. Todo lo demás son detalles útiles.
La estructura de un correo formal
| Parte | Lo que debe hacer | Ejemplo |
|---|---|---|
| Asunto | decir el tema y la acción esperada | Presupuesto n.º 2026-118: aprobación antes del 30/10 |
| Saludo | dirigirse a la persona adecuada, con el tono adecuado | Estimada Sra. Martín: |
| Cuerpo | lo esencial primero, una idea por párrafo | Le adjunto el presupuesto… |
| Despedida | cerrar y saludar | Quedo a su disposición para comentarlo. Un cordial saludo, |
| Firma | decir quién eres y cómo localizarte | Nombre Apellido, cargo, empresa, teléfono |
El asunto: el tema y lo que esperas
El asunto es la única línea que tu destinatario leerá seguro. Es la que decide si tu correo se abre ahora, más tarde o se encuentra dentro de tres semanas con una búsqueda.
- Un asunto vago se pierde: «Consulta», «En relación con nuestra conversación», «Importante».
- Un buen asunto nombra el tema y luego la acción: «Reunión de presupuesto del 4/11: orden del día para validar», «Factura 2026-0412: recordatorio», «Candidatura: asistente de dirección, ref. AD-26».
- Pon la fecha o la referencia cuando la haya: es lo que se escribe en la barra de búsqueda.
- Cambia el asunto cuando cambie el tema. Un hilo «RE: RE: RE: Planificación» que ahora habla de una factura no se encontrará nunca.
El saludo
Depende de lo que sabes del destinatario y del tono de vuestros intercambios.
| Escribes a… | Saludo |
|---|---|
| Alguien cuyo nombre no conoces | Estimados señores: o Buenos días: |
| Una persona a la que aún no conoces | Estimada Sra. Martín: |
| Un cliente o un socio habitual | Hola, Clara: o Buenos días, Clara: (si te llama por tu nombre) |
| Un compañero | Hola, Julián: |
| Una administración, un reclutador | Estimado/a señor/a: o Estimada directora: |
Tres costumbres que conviene recordar:
- En español, el saludo va seguido de dos puntos, no de coma, y el cuerpo empieza en la línea siguiente con mayúscula. La coma tras el saludo es un calco del inglés.
- «Buenos días» a secas sirve cuando escribes a una dirección genérica (info@, administracion@).
- Deja que el destinatario marque el tono. Si pasa al nombre de pila o te tutea, puedes seguirle. Al revés, pocas veces.
El cuerpo: lo esencial primero
La mayoría de los correos de trabajo se leen en diagonal, a menudo en el móvil. Escribe para esa lectura.
- Primera frase: por qué escribes. «Le adjunto el presupuesto para el rediseño de su web.» Nada de «Me pongo en contacto con usted en relación con…» en dos líneas.
- Una idea por párrafo, tres o cuatro líneas como mucho. Si tienes tres preguntas, numéralas: te responderán punto por punto.
- La petición, clara y con plazo. «¿Podría confirmarme su conformidad antes del jueves 29 de octubre?» mejor que «Quedo a la espera de sus noticias».
- Nombra los adjuntos en el texto: «Le adjunto el presupuesto (PDF, 2 páginas)». Te obliga a comprobar que están.
- Una frase de cierre que diga qué viene después: «Si no tengo noticias antes, le llamo el lunes.»
En España, el tuteo está muy extendido en el trabajo. Aun así, con un cliente, un proveedor o un superior al que no conoces, una administración o un proceso de selección, empieza por usted y deja que el otro proponga el tú. Una vez escrito el correo, reléelo preguntándote: ¿qué puedo quitar?
La despedida
Se hace en dos tiempos: una frase que cierra y luego el saludo final.
| Situación | Despedida |
|---|---|
| La mayoría de los intercambios de trabajo | Un saludo, |
| Una relación ya iniciada, algo más cálida | Un cordial saludo, o Saludos cordiales, |
| Un compañero o un contacto cercano | Gracias, o Que tengas buen día, |
| Un tono más formal (dirección, cliente importante) | Atentamente, |
| Una candidatura, una administración | Atentamente, o Reciba un cordial saludo, |
Evita las abreviaturas («Atte.», «Slds.»): ahorran dos segundos y dan a entender que no se los has querido dedicar al lector.
Si escribes a alguien en Francia, la despedida cambia de reglas: lo explicamos en qué significa Cordialement.
La firma
Cuatro líneas bastan: nombre y apellidos, cargo, empresa y un teléfono. Añade tu dirección o un enlace solo si le sirven al destinatario. Una firma de doce líneas con tres logotipos y una cita se lee mal en un móvil.
Tanto en Outlook como en Gmail, la firma se configura una vez en los ajustes y después se añade sola.
Los errores que más caros salen
- «Responder a todos» por reflejo. Antes de enviar, mira la lista: ¿quién necesita de verdad tu respuesta?
- CC en lugar de CCO en un envío a varias personas. En CC, cada destinatario ve la dirección de todos los demás. Para escribir a personas que no se conocen entre sí (clientes, candidatos, participantes), ponlas en CCO: sus direcciones quedan ocultas. La dirección de email de una persona es un dato personal en el sentido del RGPD (definición de la CNIL, la autoridad francesa de protección de datos, en francés): difundirla a todo el mundo no es un detalle menor.
- El adjunto anunciado y olvidado. Adjunta el archivo antes de escribir el texto.
- El correo escrito en caliente. Escríbelo, déjalo en borradores y reléelo una hora después. Una petición firme puede seguir siendo cortés.
- Las faltas. Una errata en un nombre propio o en un importe hace más daño que una coma olvidada.
- El destinatario añadido el primero. Rellena el campo «Para» al final: un correo sin destinatario no sale por accidente.
Recordar algo sin resultar pesado
Un recordatorio retoma el hilo original (el destinatario recupera el contexto), recuerda la petición en una frase y propone un nuevo plazo:
Buenos días, Sra. Martín:
Le escribo en relación con el presupuesto que le envié el 20 de octubre. ¿Podría decirme si le parece bien o si hay que ajustarlo? Una respuesta antes del 6 de noviembre me permitiría reservar las fechas del equipo.
Un cordial saludo,
Julián Moreno
Y si eres tú quien se ausenta, prepara tu respuesta automática en Outlook antes de irte.
Un ejemplo: antes y después
Antes
Asunto: presupuesto
Hola,
Me pongo en contacto con usted tras nuestra conversación de la semana pasada sobre su proyecto, como quedamos le envío el presupuesto, hay algunas opciones que no habíamos comentado pero que podrían interesarle, no dude en consultarme cualquier duda.
Slds.
Después
Asunto: Presupuesto del rediseño de la web: aprobación antes del 30/10
Estimada Sra. Martín:
Como acordamos el jueves, le adjunto el presupuesto para el rediseño de su web (PDF adjunto).
Incluye las tres páginas de las que hablamos. He añadido como opción la traducción al inglés, presupuestada aparte: puede quitarla sin cambiar el resto.
¿Podría confirmarme su conformidad antes del jueves 29 de octubre? Así podríamos empezar el 4 de noviembre.
Un cordial saludo,
Julián Moreno
Jefe de proyecto, Estudio Moreno
600 000 000
Lo que ha cambiado: el asunto dice qué y para cuándo, la primera frase dice por qué se escribe, la opción se explica en una frase, la petición tiene fecha y la firma dice quién escribe.
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