Eine geschäftliche E-Mail besteht aus fünf Teilen: einem Betreff, der Thema und Anliegen nennt, einer Anrede, die zum Empfänger passt, einem kurzen Text, der mit dem Wichtigsten beginnt, einer Grußformel und deiner Signatur. Der Test ist einfach: Nach Betreff und erstem Satz muss dein Gegenüber wissen, was du von ihm willst, und bis wann. Alles andere ist nützliches Detail.
Der Aufbau einer geschäftlichen E-Mail
| Teil | Was er leisten muss | Beispiel |
|---|---|---|
| Betreff | Thema und erwartete Handlung nennen | Angebot Nr. 2026-118: Freigabe bis 30.10. |
| Anrede | die richtige Person im richtigen Ton ansprechen | Sehr geehrte Frau Wagner, |
| Text | das Wichtigste zuerst, ein Gedanke pro Absatz | anbei erhalten Sie das Angebot … |
| Grußformel | abschließen und grüßen | Ich bespreche es gern mit Ihnen. Mit freundlichen Grüßen |
| Signatur | sagen, wer du bist und wie man dich erreicht | Vorname Nachname, Funktion, Firma, Telefon |
Der Betreff: Thema und Anliegen
Der Betreff ist die einzige Zeile, die dein Empfänger ganz sicher liest. Er entscheidet, ob deine Mail jetzt geöffnet wird, später, oder in drei Wochen über die Suche wiedergefunden.
- Ein vager Betreff geht unter: „Frage“, „Unser Gespräch“, „Wichtig“.
- Ein guter Betreff nennt erst das Thema, dann die Handlung: „Budgetbesprechung 4.11.: Tagesordnung freigeben“, „Rechnung 2026-0412: Zahlungserinnerung“, „Bewerbung: Assistenz der Geschäftsführung, Kennziffer AD-26“.
- Nenn Datum oder Referenz, wenn es eine gibt: Genau das tippt man später in die Suche.
- Ändere den Betreff, wenn sich das Thema ändert. Ein Verlauf „AW: AW: AW: Planung“, in dem es inzwischen um eine Rechnung geht, findet niemand mehr.
Die Anrede
Sie hängt davon ab, was du über den Empfänger weißt, und vom Ton eurer bisherigen Mails.
| Du schreibst an … | Anrede |
|---|---|
| jemanden, dessen Namen du nicht kennst | Sehr geehrte Damen und Herren, |
| jemanden, den du noch nicht kennst | Sehr geehrte Frau Wagner, |
| einen Kunden oder Partner, mit dem du oft schreibst | Hallo Frau Wagner, oder Guten Tag Frau Wagner, |
| einen Kollegen, den du duzt | Hallo Markus, |
| eine Behörde, einen Personalverantwortlichen | Sehr geehrte Damen und Herren, oder Sehr geehrte Frau Wagner, |
Drei Gewohnheiten, die du im Kopf behältst:
- Nach der Anrede ein Komma, dann eine Leerzeile. Der Text beginnt kleingeschrieben, außer das erste Wort ist ein Nomen oder eine Höflichkeitsform wie „Sie“.
- „Guten Tag“ allein passt, wenn du an eine allgemeine Adresse schreibst (info@, buchhaltung@).
- Lass den Empfänger den Ton vorgeben. Wechselt er zum Vornamen, zum Du oder unterschreibt nur mit „Viele Grüße“, kannst du folgen. Umgekehrt selten.
Du schreibst an Kontakte in Frankreich? Dort gelten eigene Anreden und Grußformeln (Madame, Monsieur, Cordialement …): siehe Cordialement: die französische Grußformel richtig verwenden.
Der Text: das Wichtigste zuerst
Die meisten Arbeits-E-Mails werden überflogen, oft auf dem Handy. Schreib für diese Art zu lesen.
- Erster Satz: warum du schreibst. „anbei erhalten Sie das Angebot für die Überarbeitung Ihrer Website.“ Nicht zwei Zeilen „Ich erlaube mir, bezugnehmend auf unser Gespräch noch einmal auf Sie zuzukommen …“.
- Ein Gedanke pro Absatz, höchstens drei oder vier Zeilen. Hast du drei Fragen, nummeriere sie: Dann bekommst du Punkt für Punkt eine Antwort.
- Die Bitte, klar formuliert, mit Frist. „Können Sie mir Ihre Zustimmung bis Donnerstag, 29. Oktober, bestätigen?“ statt „Melden Sie sich gern bei Fragen“.
- Nenn die Anhänge im Text: „Das Angebot finden Sie im Anhang (PDF, 2 Seiten).“ So musst du prüfen, ob sie wirklich dran sind.
- Ein Schlusssatz, der sagt, wie es weitergeht: „Falls ich bis dahin nichts von Ihnen höre, rufe ich Sie am Montag an.“
Das Sie bleibt die Regel bei Kunden, Lieferanten oder Vorgesetzten, mit denen du dich nicht schon duzt. Ist die Mail geschrieben, lies sie mit einer Frage im Kopf: Was kann ich streichen?
Die Grußformel
Sie kommt in zwei Schritten: ein Satz, der abschließt, dann der Gruß.
| Situation | Grußformel |
|---|---|
| Die meisten geschäftlichen Mails | Mit freundlichen Grüßen |
| Ein laufender Austausch, etwas wärmer | Freundliche Grüße oder Beste Grüße |
| Ein Kollege oder ein vertrauter Kontakt | Viele Grüße oder Schönes Wochenende |
| Ein gehobener Ton (Geschäftsleitung, wichtiger Kunde) | Mit freundlichen Grüßen |
| Eine Bewerbung, eine Behörde | Mit freundlichen Grüßen |
Nach der Grußformel steht im Deutschen kein Komma. Und vermeide Abkürzungen („MfG“, „VG“): Sie sparen zwei Sekunden und vermitteln, dass dir der Empfänger diese zwei Sekunden nicht wert war.
Die Signatur
Vier Zeilen reichen: Vor- und Nachname, Funktion, Firma, eine Telefonnummer. Adresse oder Link nur, wenn sie dem Empfänger nützen. Eine zwölfzeilige Signatur mit drei Logos und einem Zitat liest sich auf dem Handy schlecht. Für Firmen-E-Mails gelten in Deutschland zusätzlich Pflichtangaben für Geschäftsbriefe (etwa Rechtsform, Sitz und Registergericht); die hinterlegt in der Regel deine Firma zentral.
In Outlook wie in Gmail richtest du die Signatur einmal in den Einstellungen ein, danach wird sie automatisch angefügt.
Die Fehler, die am teuersten werden
- „Allen antworten“ aus Reflex. Schau vor dem Absenden auf die Liste: Wer braucht deine Antwort wirklich?
- Cc statt Bcc bei einem Sammelversand. Im Cc sieht jeder Empfänger die Adressen aller anderen. Schreibst du an Leute, die sich nicht kennen (Kunden, Bewerber, Teilnehmende), setz sie ins Bcc: Ihre Adressen bleiben verborgen. Eine E-Mail-Adresse gilt nach der DSGVO als personenbezogenes Datum; die CNIL, die französische Datenschutzbehörde, sagt das ausdrücklich (Definition der CNIL, auf Französisch). Sie an alle zu verteilen, ist keine Kleinigkeit.
- Der angekündigte und vergessene Anhang. Häng die Datei an, bevor du den Text schreibst.
- Die Mail, im Ärger geschrieben. Schreib sie, lass sie als Entwurf liegen, lies sie eine Stunde später noch einmal. Eine bestimmte Bitte kann höflich bleiben.
- Tippfehler. Ein Fehler in einem Namen oder einem Betrag richtet mehr Schaden an als ein vergessenes Komma. Lass vor dem Absenden die Rechtschreibprüfung laufen.
- Der Empfänger zuerst eingetragen. Füll das Feld „An“ zuletzt aus: Eine Mail ohne Empfänger geht nicht aus Versehen raus.
Nachhaken, ohne zu nerven
Eine Erinnerung bleibt im ursprünglichen Verlauf (so hat der Empfänger den Zusammenhang), wiederholt die Bitte in einem Satz und schlägt eine neue Frist vor:
Sehr geehrte Frau Wagner,
ich komme noch einmal auf das Angebot vom 20. Oktober zurück. Passt es für Sie, oder sollen wir es anpassen? Eine Antwort bis zum 6. November würde mir helfen, die Termine im Team zu blocken.
Mit freundlichen Grüßen
Julian Moser
Und wenn du selbst weg bist, richte vorher deine Abwesenheitsnotiz in Outlook ein.
Ein Beispiel: vorher und nachher
Vorher
Betreff: angebot
Hallo,
ich erlaube mir bezugnehmend auf unser Gespräch letzte Woche wegen Ihres Projekts noch einmal auf Sie zuzukommen, wie besprochen schicke ich Ihnen das Angebot, es gibt noch ein paar Optionen über die wir nicht gesprochen hatten die Sie aber interessieren könnten, melden Sie sich gern bei Fragen.
MfG
Nachher
Betreff: Angebot Website-Überarbeitung: Freigabe bis 30.10.
Sehr geehrte Frau Wagner,
wie am Donnerstag besprochen, erhalten Sie hier das Angebot für die Überarbeitung Ihrer Website (PDF im Anhang).
Es umfasst die drei Seiten, über die wir gesprochen haben. Als Option habe ich die Übersetzung ins Englische ergänzt, separat berechnet: Sie können sie streichen, ohne dass sich am Rest etwas ändert.
Können Sie mir Ihre Zustimmung bis Donnerstag, 29. Oktober, bestätigen? Dann könnten wir am 4. November starten.
Mit freundlichen Grüßen
Julian Moser
Projektleiter, Atelier Moser
0170 0000000
Was sich geändert hat: Der Betreff sagt, worum es geht und bis wann, der erste Satz sagt, warum du schreibst, die Option ist in einem Satz erklärt, die Bitte hat ein Datum, und die Signatur sagt, wer schreibt.
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