Un’email professionale ha cinque parti: un oggetto che indica l’argomento e cosa ti serve, un saluto adatto al destinatario, un corpo breve che parte dall’essenziale, una chiusura, poi la tua firma. La prova è semplice: leggendo l’oggetto e la prima frase, il destinatario deve sapere cosa ti aspetti da lui, ed entro quando. Il resto è dettaglio utile.
La struttura di un’email professionale
| Parte | Cosa deve fare | Esempio |
|---|---|---|
| Oggetto | dire l’argomento e l’azione richiesta | Preventivo n. 2026-118: approvazione entro il 30/10 |
| Saluto | rivolgersi alla persona giusta, con il tono giusto | Gentile dott.ssa Rossi, |
| Corpo | prima l’essenziale, un’idea per paragrafo | Le invio in allegato il preventivo… |
| Chiusura | concludere e salutare | Resto a disposizione per parlarne. Cordiali saluti, |
| Firma | dire chi sei e come contattarti | Nome Cognome, ruolo, azienda, telefono |
L’oggetto: l’argomento e cosa ti serve
L’oggetto è l’unica riga che il destinatario legge di sicuro. È lui a decidere se la tua email viene aperta subito, più tardi, o ritrovata tra tre settimane con una ricerca.
- Un oggetto vago si perde: «Domanda», «Seguito della nostra conversazione», «Importante».
- Un buon oggetto nomina l’argomento, poi l’azione: «Riunione budget del 4/11: ordine del giorno da approvare», «Fattura 2026-0412: sollecito», «Candidatura: assistente di direzione, rif. AD-26».
- Metti la data o il riferimento quando c’è: è quello che si digita nella barra di ricerca.
- Cambia l’oggetto quando cambia l’argomento. Una conversazione «R: R: R: Planning» che ormai parla di una fattura non la ritroverà mai nessuno.
Il saluto iniziale
Dipende da quello che sai del destinatario e dal tono dei vostri scambi.
| Scrivi a… | Saluto |
|---|---|
| Qualcuno di cui non conosci il nome | Gentile Cliente, oppure Buongiorno, |
| Un’azienda o un ufficio | Spett.le [nome azienda], |
| Una persona che non conosci ancora | Gentile dott.ssa Rossi, oppure Gentile signor Bianchi, |
| Un cliente o un partner abituale | Buongiorno Chiara, (se ti chiama per nome) |
| Un collega | Ciao Marco, |
Tre abitudini da tenere a mente:
- Virgola dopo il saluto, poi a capo. In italiano il corpo riprende di solito con la minuscola («Gentile dott.ssa Rossi, / le scrivo per…»).
- I titoli si usano davvero. Dottore, avvocato, ingegnere: se il destinatario li usa nella firma, riprendili nel saluto.
- Lascia che sia il destinatario a dare il tono. Se passa al nome o firma con un semplice «A presto», puoi seguirlo. Il contrario, raramente.
Scrivi a contatti francesi? Il francese ha saluti e chiusure tutti suoi (Madame, Monsieur, Cordialement…): vedi Cordialement: cosa significa e come chiudere un’email in francese.
Il corpo: prima l’essenziale
La maggior parte delle email di lavoro viene letta di corsa, spesso sul telefono. Scrivi per quel tipo di lettura.
- Prima frase: perché scrivi. «Le invio il preventivo per il rifacimento del suo sito.» Niente «Mi permetto di ricontattarla in merito a…» lungo due righe.
- Un’idea per paragrafo, tre o quattro righe al massimo. Se hai tre domande, numerale: ti risponderanno punto per punto.
- La richiesta, chiara, con una scadenza. «Può confermarmi il suo accordo entro giovedì 29 ottobre?» invece di «Non esiti a contattarmi».
- Nomina gli allegati nel testo: «In allegato trova il preventivo (PDF, 2 pagine)». Ti obbliga a controllare che ci siano.
- Una frase di chiusura che dice cosa succede dopo: «Se non ho sue notizie entro allora, la chiamo lunedì.»
Con un cliente, un fornitore o un superiore a cui non dai già del tu, il «lei» resta la regola. Una volta scritta l’email, rileggila chiedendoti: cosa posso togliere?
La chiusura
Si fa in due tempi: una frase che conclude, poi il saluto.
| Situazione | Chiusura |
|---|---|
| La maggior parte degli scambi di lavoro | Cordiali saluti, |
| Uno scambio già avviato, un po’ più caloroso | Un cordiale saluto, |
| Un collega o un contatto vicino | Buona giornata, oppure A presto, |
| Un tono formale (direzione, cliente importante) | Distinti saluti, |
| Una candidatura, una pubblica amministrazione | In attesa di un suo cortese riscontro, porgo distinti saluti. |
Evita le abbreviazioni («Cordiali sal.», «Dist. saluti»): fanno risparmiare due secondi e danno l’impressione che di secondi non te ne abbiano voluti dedicare di più.
La firma
Bastano quattro righe: nome e cognome, ruolo, azienda, un numero di telefono. Aggiungi indirizzo o link solo se servono al destinatario. Una firma di dodici righe con tre loghi e una citazione si legge male sul telefono.
In Outlook come in Gmail, la firma si imposta una volta nelle impostazioni e poi si aggiunge da sola.
Gli errori che costano di più
- «Rispondi a tutti» per riflesso. Prima di inviare, guarda l’elenco: chi ha davvero bisogno della tua risposta?
- Cc invece di Ccn per un invio di gruppo. In Cc, ogni destinatario vede l’indirizzo di tutti gli altri. Per scrivere a persone che non si conoscono (clienti, candidati, partecipanti), mettile in Ccn: i loro indirizzi restano nascosti. Per il GDPR, che vale in tutta l’Unione e quindi anche in Italia, l’indirizzo email di una persona è un dato personale (la CNIL, l’autorità francese per la protezione dei dati, lo ricorda nella sua definizione, in francese): diffonderlo a tutti non è una cosa da poco.
- L’allegato annunciato e dimenticato. Allega il file prima di scrivere il testo.
- L’email scritta a caldo. Scrivila, lasciala in bozza, rileggila un’ora dopo. Una richiesta ferma può restare cortese.
- Gli errori di battitura. Un errore in un nome proprio o in un importo fa più danni di una virgola dimenticata.
- Il destinatario inserito per primo. Compila il campo «A» per ultimo: un’email senza destinatario non parte per sbaglio.
Sollecitare senza essere pesanti
Un sollecito riprende la conversazione originale (il destinatario ritrova il contesto), ricorda la richiesta in una frase e propone una nuova scadenza:
Gentile dott.ssa Rossi,
torno a scriverle a proposito del preventivo inviato il 20 ottobre. Può dirmi se va bene così, o se serve modificarlo? Una risposta entro il 6 novembre mi permetterebbe di bloccare le date del team.
Un cordiale saluto,
Luca Moretti
E se sei tu a dover partire, prepara la tua risposta automatica in Outlook prima di andare.
Un esempio: prima e dopo
Prima
Oggetto: preventivo
Buongiorno,
mi permetto di ricontattarla in seguito alla nostra conversazione della settimana scorsa riguardo al suo progetto, come concordato le invio il preventivo, ci sono alcune opzioni di cui non avevamo parlato ma che potrebbero interessarle, non esiti a contattarmi per qualsiasi domanda.
Cordiali sal.
Dopo
Oggetto: Preventivo rifacimento sito: da approvare entro il 30/10
Gentile dott.ssa Rossi,
come concordato giovedì, ecco il preventivo per il rifacimento del suo sito (PDF in allegato).
Comprende le tre pagine di cui avevamo parlato. Ho aggiunto come opzione la traduzione in inglese, quotata a parte: può toglierla senza cambiare il resto.
Può confermarmi il suo accordo entro giovedì 29 ottobre? Potremmo così partire il 4 novembre.
Un cordiale saluto,
Luca Moretti
Project manager, Studio Moretti
333 000 0000
Cosa è cambiato: l’oggetto dice cosa ed entro quando, la prima frase dice perché si scrive, l’opzione è spiegata in una frase, la richiesta ha una data e la firma dice chi scrive.
Scrivere le email più in fretta
Con Keypop selezioni la bozza in Outlook, Gmail o in qualsiasi altra app, premi Alt + K, poi Correggi o Riformula in versione più diplomatica. Nel piano gratuito lavora l’IA locale, sul tuo computer: ti basta un account gratuito con solo la tua email.
