Acta de reunión: plantilla para copiar y cómo redactarla

El acta de una reunión dice en una página qué se ha acordado, quién hace qué y para cuándo. Cabe en cinco bloques: el asunto, la fecha y los asistentes; los temas tratados; los acuerdos; las tareas, con un responsable y un plazo; la próxima reunión. La plantilla de abajo se copia en un correo o en un documento, y se envía el mismo día o al siguiente.

La plantilla de acta para copiar

Acta – [Asunto de la reunión]

Fecha: [día, fecha], de [hora] a [hora], [lugar o videollamada]

Asistentes: [Nombre Apellido (departamento)], [Nombre Apellido (departamento)]

Excusan su asistencia: [Nombre Apellido]

Redactada por: [Nombre Apellido]

1. Temas tratados

• [Tema 1]: [una o dos frases sobre lo que se dijo]
• [Tema 2]: [una o dos frases]

2. Acuerdos

• [Acuerdo 1]
• [Acuerdo 2]

3. Tareas

• [Tarea]: [Responsable], para el [fecha]
• [Tarea]: [Responsable], para el [fecha]

4. Pendiente

• [Pregunta abierta]: [quién la responde]

Próxima reunión: [fecha, hora, lugar]

Un ejemplo completo

Acta – Lanzamiento de la nueva web

Fecha: martes 3 de noviembre de 2026, de 10:00 a 11:00, sala Ebro

Asistentes: Clara Martín (dirección), Karim Benali (comunicación), Julia Ruiz (comercial)

Excusa su asistencia: Marcos Pérez (informática)

Redactada por: Karim Benali

1. Temas tratados

• Calendario: el proveedor puede entregar una primera versión el 15 de diciembre.
• Contenidos: hay que reescribir las fichas de producto actuales, porque no hay sitio para las fotos nuevas.
• Presupuesto: el presupuesto recibido supera en 2000 € la partida prevista, por la traducción al inglés.

2. Acuerdos

• La traducción al inglés se aplaza al primer trimestre de 2027.
• Julia valida las fichas de producto antes de publicarlas.

3. Tareas

• Pedir un presupuesto sin la traducción: Karim, para el 6 de noviembre
• Reescribir las diez primeras fichas de producto: Julia, para el 20 de noviembre
• Comprobar el acceso del proveedor al alojamiento: Marcos, para el 13 de noviembre

4. Pendiente

• ¿Quién redacta el aviso legal? Clara lo consulta con el departamento jurídico.

Próxima reunión: martes 17 de noviembre, 10:00, sala Ebro

El ejemplo es inventado, pero muestra lo esencial: cada tarea tiene un nombre y una fecha, y Marcos, que no estuvo, sabe lo que se espera de él sin tener que preguntar.

Cómo redactar el acta de una reunión, en 5 pasos

1. Antes: prepara el esqueleto. Copia la plantilla y rellena el asunto, la fecha, los convocados y los puntos del orden del día. Durante la reunión, solo tendrás que completarla.
2. Durante: anota los acuerdos y las tareas, no las frases. No hace falta seguir cada intervención. Cuando se adopta un acuerdo, escríbelo; cuando alguien dice «me encargo yo», anota quién, qué y para cuándo. Si nadie da una fecha, pídela en ese momento.
3. Justo después: pásala a limpio mientras está fresca. Una frase por tema tratado, en presente o en pasado, sin «X dijo que Y opinaba que…». Las opiniones de cada uno no pintan nada, salvo que haya un desacuerdo que resolver más adelante.
4. Reléela como si no hubieras estado. Alguien que no asistió debe entender qué se acordó y qué se espera de él. Las siglas y los nombres en clave de los proyectos se explican una vez.
5. Envíala el mismo día o al siguiente, a todos los convocados, asistentes y ausentes. Pon el acta en el cuerpo del correo y no como adjunto: así se leerá. Un asunto claro ayuda a encontrarla: «Acta reunión web del 3/11: tareas pendientes». El resto del correo sigue las reglas de un correo formal.

¿Tomas las notas en Word? También puedes dictarlas justo después de la reunión: el dictado por voz en Word es más rápido que el teclado para un primer borrador.

Acta de reunión, resumen de acuerdos, acta oficial: ¿qué diferencia hay?

El acta de un órgano formal tiene sus propias reglas (quién la redacta, quién la firma, cómo se aprueba): están en los estatutos, en el reglamento del órgano o en la ley, no en una plantilla encontrada en Internet.

Para una reunión de equipo semanal, el resumen de acuerdos suele bastar: tres líneas valen más que una página que nadie lee.

Resumir tus notas con la IA

Lo que más tiempo lleva suele ser pasar de dos páginas de notas sueltas a un acta limpia. Un resumen hace la primera criba.

• Pide un resumen en tres puntos clave a tu asistente de IA, conservando los acuerdos, las peticiones, las cifras y los plazos. Si usas un servicio en línea, evita pegar en él notas confidenciales.
• Coloca después cada punto en los apartados de la plantilla: acordado, por hacer, pendiente.
• Completa lo que falta. Si una tarea no tiene ni responsable ni fecha en tus notas, el resumen no puede inventárselos: es la señal de que hay que fijarlos, por correo o en la próxima reunión.

Para hacerlo sin salir de Word ni de tu programa de notas, selecciona tus notas, pulsa Alt + K y elige Resumir: Keypop saca de ellas entre tres y cinco viñetas, con las cifras, las fechas y los nombres tal como los escribiste. La IA local funciona en tu ordenador, gratis; te basta con una cuenta gratuita con solo tu email.

Los errores que hacen inútil un acta

• La transcripción. Un acta de cuatro páginas que cuenta quién dijo qué no se leerá. Quédate con lo que compromete lo que viene después.
• Las tareas sin responsable. «Habría que volver a llamar al proveedor» no lo hará nadie. Escribe un nombre.
• Los plazos difusos. «Lo antes posible» o «en los próximos días» no se pueden seguir. Escribe una fecha.
• Enviarla una semana después. Los participantes ya no se acuerdan, y las tareas llevan una semana de retraso.
• Olvidar a los ausentes. Son quienes más la necesitan.
• Las erratas en los nombres y los importes. Una última revisión antes de enviarla evita que sea lo único que se recuerde.

Para ver todo lo demás que puede hacer un asistente de IA en la oficina (corregir, reformular, responder a un correo), la guía del asistente de IA lo repasa todo.