Kostenlose KI: welche im Büro nutzen, und zu welchem Preis?

Um eine E-Mail umzuformulieren, eine Notiz zusammenzufassen oder die richtige Formulierung zu finden, reichen die Gratistarife von ChatGPT, Gemini, Copilot, Mistral Vibe oder Claude völlig aus. Bezahlt wird nicht mit Geld, sondern mit Nutzungslimits, oft einem Konto und, bei den meisten, mit deinen Unterhaltungen, die ihre Modelle trainieren, solange du die Einstellung nicht abschaltest. Wenn du eine kostenlose KI willst, die deine Texte gar nicht erst bekommt, gibt es eine zweite Familie: die lokale KI, die auf deinem Computer läuft.

Alles Folgende wurde am 22.10.2026 auf den offiziellen Seiten der Dienste erhoben. Diese Angebote ändern sich oft: Das Datum zählt.

Die kostenlosen KIs im Vergleich

Quellen, abgerufen am 22.10.2026: Hilfe von OpenAI (Gratistarif, Werbung, Datenkontrollen, auf Englisch); Datenschutz in Gemini-Apps und Limits von Gemini; Datenschutz-FAQ zu Copilot; Preise von Mistral AI und seine Hilfe zum Training (auf Englisch); neue Bedingungen von Anthropic (28.08.2025) und Hilfe von Claude (auf Englisch).

Inhaltlich können diese fünf Dienste im Büro dasselbe: umformulieren, korrigieren, zusammenfassen, übersetzen, eine Gliederung vorschlagen. Die Unterschiede liegen bei den Limits, den akzeptierten Dateien und dem, was mit deinen Texten passiert, nicht in der Qualität einer Nachfass-Mail.

Was „gratis“ wirklich kostet

Deine Texte. Bei ChatGPT (Einstellung „Das Modell für alle verbessern“), Mistral Vibe (Einstellung unter Privacy) und Copilot (angemeldete Konten, bisherige App) ist die Einstellung, mit der deine Unterhaltungen die Modelle trainieren, standardmäßig aktiv; für seine neue App hatte Microsoft die Regeln am 22.10. noch nicht veröffentlicht. Bei Google wird die Aktivität standardmäßig 18 Monate gespeichert, und Google warnt ausdrücklich davor, vertrauliche Informationen einzugeben, die ein menschlicher Prüfer nicht sehen soll. Bei Anthropic entscheidest du selbst; stimmst du zu, werden deine Daten fünf Jahre aufbewahrt, sonst dreißig Tage.

Nutzungslimits. Kein Gratistarif ist unbegrenzt. Die meisten nennen nicht einmal eine Zahl: Google spricht von Limits, die sich nach den Rechenressourcen richten, alle fünf Stunden erneuert, innerhalb eines Wochenlimits; Mistral von „begrenzten“ Nachrichten. OpenAI verspricht unbegrenzten Text bei normaler Nutzung, beschränkt Dateien aber auf drei pro Tag und zeigt Werbung. Ist das Limit erreicht, heißt es warten oder zahlen.

Ein Konto. Mit Konto bleibt dein Verlauf erhalten und du kannst Dateien hochladen, doch es verknüpft deine Unterhaltungen mit deiner Identität. ChatGPT, Gemini und Copilot erlauben je nach Land und Gerät eine begrenzte Nutzung, auch wenn du nicht eingeloggt bist (bei ChatGPT: eine Unterhaltung, ohne Verlauf); Mistral Vibe und Claude verlangen ein Konto, und Claude prüft deine Telefonnummer per SMS.

Werbung. OpenAI zeigt im Gratistarif von ChatGPT Werbung. Laut eigener Ankündigung wurde sie am 18. August 2026 auf 31 europäische Länder ausgeweitet, darunter Frankreich. Im Europäischen Wirtschaftsraum ist sie laut OpenAI-Hilfe zunächst nicht personalisiert. Die Tarife Plus, Pro, Business und Enterprise sind werbefrei.

Die Einstellung zum Abschalten, Dienst für Dienst

Wenn du eine kostenlose Online-KI nutzt, nimm dir zwei Minuten, um das Training abzuschalten:

1. ChatGPT: Einstellungen, Datenkontrollen, schalte Das Modell für alle verbessern aus. Temporäre Chats dienen ebenfalls nicht dem Training, OpenAI kann aber 30 Tage lang eine Kopie zu Sicherheitszwecken behalten.
2. Gemini: Schalte in deinen Gemini-Aktivitäten Aktivitäten speichern aus. Künftige Unterhaltungen dienen dann nicht mehr dem Training der Modelle; 72 Stunden bleiben sie trotzdem in deinem Konto.
3. Mistral Vibe: im Web unter Privacy die Option ausschalten, die das Training mit deinen Unterhaltungen erlaubt („Allow your interactions to be used to train our models“).
4. Copilot: in den Datenschutzeinstellungen die Schalter für das Training mit Text- und Sprachunterhaltungen, so wie Microsoft sie für die bisherige App beschreibt. Microsoft weist darauf hin, dass sich die Prüfung durch Menschen nicht abwählen lässt.
5. Claude: in den Datenschutzeinstellungen die Wahl, ob deine Unterhaltungen für das Training genutzt werden dürfen oder nicht.

Diese Einstellung abzuschalten heißt nicht, dass deine Texte nicht gesendet oder gespeichert werden: Sie gehen weiterhin auf die Server des Anbieters, der sie so lange aufbewahrt, wie es seine Bedingungen vorsehen.

Was du im Büro hineinkopieren darfst

Die CNIL, die französische Datenschutzbehörde, hat diese Frage im Juli 2024 beantwortet. Für die berufliche Nutzung „kann“ ein Verbraucherdienst für nicht vertrauliche Zwecke „in Betracht gezogen werden“, mit einer eigenen beruflichen E-Mail-Adresse (nicht deiner privaten) und, wenn möglich, abgeschalteter Weiterverwendung der Daten (Fragen und Antworten der CNIL, auf Französisch, 18.07.2024; Zitate übersetzt). Sie fügt hinzu, dass man dort niemals „vertrauliche Informationen wie personenbezogene Daten, Unternehmens- oder Verwaltungsdaten“ teilen sollte. Die deutschen Aufsichtsbehörden gehen noch weiter und empfehlen Arbeitgebern, betriebliche Accounts bereitzustellen, statt Beschäftigte mit privaten arbeiten zu lassen (mehr in KI und DSGVO).

In der Praxis:

• Ja: einen Satz ohne Namen umformulieren, eine Grußformel suchen, einen Text zur Veröffentlichung korrigieren, eine Gliederung vorbereiten.
• Nein: eine E-Mail mit Namen und Situation eines Kunden, eine Gehaltsabrechnung, einen Vertrag, ein internes Besprechungsprotokoll, eine Tabelle mit unveröffentlichten Zahlen.
• Vor allem: Schau, was dein Unternehmen schon entschieden hat. Manche verbieten Verbraucherdienste; andere zahlen bereits für einen Business-Tarif. Copilot Chat zum Beispiel ist ohne Aufpreis in berechtigten Microsoft-365-Abos für Unternehmen enthalten, mit anderen Zusagen als das Copilot für Privatkunden (verglichen in ChatGPT im Unternehmen).

Die Fallen „kostenloser“ KIs

• Websites, die eine kostenlose, unbegrenzte KI ohne Wartezeit versprechen. Viele nutzen die Modelle eines anderen Anbieters: Dein Text geht dann durch zwei Unternehmen, und was mit ihm passiert, steht in der Datenschutzerklärung der Website. Lies sie, bevor du irgendetwas hineinkopierst.
• Dienste, die Daten ohne Garantien außerhalb Europas speichern. Laut Datenschutzerklärung von DeepSeek werden personenbezogene Daten in China erhoben, verarbeitet und gespeichert (Fassung vom 10.02.2026). Die italienische Datenschutzbehörde hat die Verarbeitung für italienische Nutzer bereits am 30. Januar 2025 eingeschränkt (Garante, auf Italienisch).
• Albert, die KI des französischen Staates, ist keine kostenlose KI für alle: Sie ist Beschäftigten der französischen Verwaltung vorbehalten (was Albert ist).
• Falsche Antworten. Gratis oder nicht, eine KI kann eine Zahl, einen Namen oder eine Quelle erfinden. Lies alles gegen, was unter deinem Namen hinausgeht.

Die lokale KI: kostenlos, auf deinem Computer

Eine lokale KI ist ein KI-Modell, das du herunterlädst und das auf deinem eigenen Computer läuft. Deine Texte gehen an keinen Server, sie funktioniert ohne Internet, und es gibt weder Limits noch Abo. Mehrere kostenlose Programme machen das möglich (mehr in Lokale KI):

Alle vier sind auch beruflich kostenlos; LM Studio seit dem 8. Juli 2025. Ollama und GPT4All stehen unter MIT-Lizenz, Jan unter Apache 2.0. Ollama verlangt Windows 10 oder 11 oder macOS 14 und neuer, LM Studio läuft nicht auf Intel-Macs, und Jan braucht mindestens 8 GB Arbeitsspeicher (unter Windows). Die letzte Version von GPT4All stammt vom Februar 2025.

Erhoben am 22.10.2026 auf ollama.com, lmstudio.ai, jan.ai und in den offiziellen Repositorys der Projekte.

Die Grenzen, ehrlich gesagt:

• Du brauchst einen Computer, der das stemmt. Ein KI-Modell belegt mehrere Gigabyte Arbeitsspeicher. Auf einem bescheidenen Büro-PC läuft es langsam oder gar nicht.
• Die Modelle sind kleiner. Ein Modell, das auf einen Laptop passt, ist schwächer als die hinter ChatGPT oder Gemini. Um eine E-Mail zu korrigieren, umzuformulieren oder zusammenzufassen, reicht es oft; für eine lange Analyse deutlich weniger.
• Diese Programme wollen ein wenig eingerichtet werden: ein Modell auswählen und herunterladen, dann deine Texte in ihr Fenster kopieren.

Keypop setzt auf dasselbe, nur ohne separates Fenster: Im kostenlosen Tarif markierst du deinen Text in Word, Outlook oder deinem Browser, drückst Alt + K, und die lokale KI korrigiert oder formuliert um, auf deinem Computer, ohne Limit. Du brauchst nur ein kostenloses Konto mit deiner E-Mail-Adresse, Windows 10 oder 11, macOS (Mac mit Apple Silicon) oder Linux und mindestens 8 GB Arbeitsspeicher.

Welche kostenlose KI passt zu dir?

• Du willst ab und zu eine E-Mail umformulieren, ohne Vertrauliches: jede der fünf, mit abgeschaltetem Training und deiner beruflichen E-Mail-Adresse.
• Dein Unternehmen hat Microsoft 365: Frag, ob Copilot Chat für dein Arbeitskonto freigeschaltet ist, bevor du anderswo ein privates Konto eröffnest.
• Dir ist ein europäisches Unternehmen wichtig: Mistral Vibe von Mistral AI aus Paris, Daten standardmäßig in der EU; schalte das Training ab, das standardmäßig aktiv ist. Die anderen Anbieter stellt Französische KI vor.
• Du arbeitest mit Texten, die das Haus nicht verlassen dürfen: eine lokale KI auf deinem Rechner oder ein Business-Tarif, den dein Unternehmen ausgewählt hat.

Mehr zu KI, die auf deinem Computer läuft: Ratgeber lokal und kostenlos.